Thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn
Gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. KE TOAN 3B xin hướng dẫn cách làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn qua mạng ,Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi DN bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.Nhưng từ ngày 12/6/2017 theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:
“4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
– Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
– Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”
A. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:
- Thông báo phát hành hoá đơn theo Mẫu TB01/AC (Ban hành theo Thông tư Số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015).
– Nội dung ghi trên Thông báo phát hành hóa đơn gồm:
+ Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)).
+ Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in),
+ Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.2. Hoá đơn mẫu (do nhà in cung cấp): Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
3. Quyết định của cơ quan thuế về việc cho DN sử dụng hóa đơn đặt in (Khi DN nộp hồ sơ xin sử dụng hóa đơn đặt in, thì cơ quan thuế sẽ kiểm tra và quyết định có được sử dụng hay không)
B. Cách nộp Thông báo phát hành hóa đơn + Hóa đơn mẫu qua mạng
Cần chuẩn bị:
– Chữ ký số (Token)
– Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML)
– Hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN -> đính kèm vào file Word.Bước 1: Làm Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK:
– Đăng nhập vào phần mềm HTKK -> “Hóa đơn” -> “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
– Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành:- Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML” để có file chuẩn bị nộp qua mạng
Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:
– Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn (Nhớ là phải mở bằng trình duyệt: Internet Explorer)
– Tiếp đó, Đăng nhập MST của DN.
– Tiếp đó -> “Tài khoản” -> “Đăng ký thêm tờ khai”:
– Tiếp đó: Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” -> Tiếp tục
– Sau khi đã đăng ký xong -> Tiếp đó các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn: Vào mục “Nộp tờ khai” -> Tải lên -> Giống như việc các bạn nộp Tờ khai thuế GTGT thôi nhé
Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu qua mạng
– Các bạn phải SCAN hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho DN, tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.
– Tiếp đó các bạn nộp bản Word đó qua mạng như sau:
+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai các bạn vào mục “Tra cứu” -> TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:
– Đính kèm File Word vào Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng:
– Tiếp đó các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Ký nộp là xong nhé.
Chú ý:
– Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, để sử dụng nhé.
– Cách kiểm tra: Truy cập vào website: tracuuhoadon kiểm tra xem tình trang đã được sử dụng hay chưa. Chi tiết xem tại đây nhé: Cách tra cứu hóa đơn
+ Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng)
+ Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế nhé.
– Từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.
C. Những điều lưu ý khi làm Thông báo phát hành hóa đơn:
– Thông báo phát hành hóa đơn và hoá đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại DN sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
– Nếu lập Thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung và Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn sẽ bị Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
– Nếu chưa làm Thông báo phát hành hóa đơn mà DN đã xuất hóa đơn thì những hóa đơn đó là hóa đơn bất hợp pháp. Ngoài ra sẽ bị phạt từ 6.000.000 đến 18.000.000
– Nếu DN có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn nhưng khai thuế GTGT riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Nếu DN có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn nhưng DN kê khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.